13. September 2019

Eine gemischte Tüte, bitte!

Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung: Diese Schritte sollten Sie noch vor der Planung konkreter Investitionsprojekte berücksichtigen.

 

Für eine erfolgreiche Umsetzung von genehmigungsbedürftigen Investitionsprojekten ist eine frühzeitige Planung essenziell – soweit klar. Aber welche Aspekte sind bei der Vielzahl an Schritten und Akteuren zu beachten? Damit der „Griff in die gemischte Tüte“ keine unerwarteten Überraschungen und kommunikativen Krisen mit sich bringt – hier ein paar Punkte, die es für den frühzeitigen Dialog, insbesondere mit Anwohnern und Nachbarn, zu beachten gilt.

 

Das passiert im Vorfeld

Zuallererst: Eine Dialogkultur erst mit der Planung Ihres Investitionsprojektes und dem dazugehörigen Genehmigungsverfahren aufzubauen, ist zu spät. Idealerweise sprechen Sie bereits vor einem konkreten Anlass mit Nachbarn, Verbänden und Behörden sowie Vertretern der lokalen Politik offen und transparent. Dabei geht es nicht immer um ergebnisorientierte Kommunikation, sondern vielmehr darum, dass Sie bereits vor Ihrer Projektplanung ein Gefühl für Ihr Umfeld entwickeln. So erkennen Sie frühzeitig, welche Themen kritisch betrachtet werden und Interessen sich verteilen.

 

Zeit- und Ressourcenplanung

Bevor Sie sich mit der Planung von personellen Ressourcen befassen und nervös einen Blick auf den Kalender werfen, nehmen Sie sich genügend Zeit, um sich die vorliegende Situation zu vergegenwärtigen. Analysieren Sie mit einem kleinem Team Ihre Ausgangssituation: Welche Stärken, Schwächen, Risken und Chancen gibt es? SWOT-Analyse lässt grüßen. Das Ergebnis Ihrer Analyse bildet eine gute Grundlage für die weitere Berücksichtigung Ihrer zeitlichen sowie personellen Ressourcen.

 

Kalkulieren Sie großzügig und planen Sie bei der Erstellung Ihres Projektzeitplans feste Zeitpunkte ein, an denen Sie kurz innehalten und zurückblicken können. In einem immer wiederkehrenden Rhythmus kann Geschehenes evaluiert und in die weitere Planung integriert werden. Somit ist klar: Ein Projektzeitplan ist ein sich ständig veränderndes „atmendes“ Element, das immer wieder an die jeweilige Situation angepasst werden muss. Zumal im Rahmen einer „frühen Öffentlichkeitsbeteiligung“ mit Entwicklungen gerechnet werden muss, die direkten Einfluss auf die weitere Planung haben.

 

Wer wird involviert?

Ressourcenplanung bedeutet auch, dass für das geplante Projekt ausreichend personelle Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden müssen. Stellen Sie ein Kernteam zusammen, dass das Projekt im gesamten Prozess begleitet. Benennen Sie direkte Ansprechpartner – einer muss nun mal den Hut aufhaben.

 

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten! Das heißt auch, dass Sie sich mit weiteren Abteilungen, wie der Unternehmenskommunikation und mit involvierten Experten kurzschließen und Aufgaben sowie Kommunikationswege eindeutig festlegen. Wer kann wann zu Thema X angesprochen werden? Wer ist die Vertretung für Person X zum Thema Y?

 

Entwickeln Sie eine „Leak-Strategy“! Sollte mal alles schiefgehen, müssen Sie dafür vorbereitet sein und entsprechend schnell und effizient handeln können. Im Idealfall entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen aus der Krisenkommunikation oder dem Krisenmanagement einen passenden „Schlachtplan“. Ist diese Abteilung nicht vorhanden, ist jetzt der Zeitpunkt, sie einzurichten.

 

Denken Sie an Ihre Mitarbeiter! Die Verantwortlichkeiten sind definiert, die Kommunikationswege sind abgestimmt und der grobe Zeitplan steht. Zeit darüber nachzudenken, wer, wann, wo und wie über das geplante Vorhaben informiert wird. Bevor Sie den Kontakt zu Vereinen, Nachbarn und zur Lokalpolitik suchen, informieren Sie zunächst Ihre gesamte Mitarbeiterschaft. Die eigenen Mitarbeiter sind die ersten Ansprechpartner für Fragen zu Ihrem Projekt. Zudem sind sie bestens im näheren Umfeld vernetzt, z. B. durch Vereinstätigkeiten und vieles mehr. Machen Sie Ihre Mitarbeiter sprachfähig und lassen Sie sie für sich sprechen.

 

Mut

Sie sind mitten in der Planung Ihres Investitionsprojektes, die Ressourcen sind verteilt, alle sind involviert und der Zeitplan steht. Für eine erfolgreiche Zusammenstellung Ihrer gemischten Tüte fehlt nur noch eines: Mut zum proaktiven Handeln.

 

Handeln Sie proaktiv! Das bedeutet zunächst, dass Sie frühzeitig und regelmäßig über das Projekt informieren. Dazu können Sie beispielsweise eine direkte Nachbarschafts-Hotline oder eine eigene Website mit allen relevanten Informationen zum Projekt einrichten. Kommunizieren Sie alle relevanten Entwicklungen und Schritte aktiv, auch wenn diese konfliktbehaftet sind. So setzen Sie Ihre eigenen Themen und werden nicht so schnell in die Defensive gedrängt.

 

Nutzen Sie die Möglichkeit einer gezielten informellen Öffentlichkeitsbeteiligung! Bieten Sie Dialogformate an, bei denen persönliche Gespräche auf Augenhöhe geführt werden können Dadurch können Sie Konflikten noch vor dem formellen Genehmigungsprozess entgegenwirken. Gemeinsame Lösungen können so bereits im Vorfeld entwickelt werden und in Ihre weiteren Planungen einfließen.

 

Keine Blaupause

Nicht jedes Projekt ist gleich, kein Genehmigungsverfahren gleicht dem anderen. Für die Planung Ihrer Ressourcen und die Nutzung verschiedener Instrumentarien existiert keine Patentlösung. Ein Schema F wäre für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Vorhabens fatal. Vielmehr müssen Sie flexibel auf die bestehenden Gegebenheiten reagieren und ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten und neu justieren. Bereits bestehende Kontakte zu Ihrem Umfeld sowie die eigenen Mitarbeiter können Ihnen dabei helfen, ein Gespür für den richten Mix Ihrer „gemischten Tüte“ zu entwickeln.

 

Für die Entwicklung von Dialogformaten und Beteiligungsverfahren gibt es eine Vielzahl an möglichen Wegen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der passgenauen Instrumente, der Konzeption und Zeitplanung sowie der begleitenden Kommunikation für Dialog Beteiligung.

 


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