So erleichtert Stakeholder-Kommunikation Ihre nächsten Investitionsprojekte

Immer wieder verschmäht, oft gefürchtet und doch überlebensnotwendig – die Rede ist von der Stakeholder-Kommunikation. In Krisenzeiten, wie wir sie jetzt erleben, werden schnell alle unnötigen Kosten reduziert – so auch für die Kommunikation. Die Fragen, die sich dabei stellen: Kann man sich das überhaupt leisten? Können die Folgen für geringere Kommunikationsaktivitäten abgeschätzt werden? Im besten Fall nur unzureichend. Spätestens bei der Planung und Umsetzung der nächsten Investitionsentscheidung wird man die kommunikative Lücke schmerzlich zu spüren bekommen. Ein Risiko, das sich nicht lohnt.

Neben dem augenscheinlichen Risiko sollten auch die Chancen und Potenziale einer kontinuierlichen Stakeholder-Kommunikation beleuchtet werden. Ein Paradebeispiel dafür stellt das Wirtschafts- und Strukturprogramm für das Rheinische Revier Zukunftsrevier 1.0  dar. Es steht für die Fülle an Investitionsmöglichkeiten und dem dazugehörigen ökonomischen Aufschwung in der gesamten Region – einer Modellregion. Modellregion auch für neue Partizipationsangebote, die alle Beteiligten aktiv an der Gestaltung der eigenen Zukunft teilhaben lässt und die Zivilgesellschaft in ein umfassendes Investitionsprogramm einbindet.

Es braucht nicht weniger als Offenheit und Bereitschaft aller relevanten Akteure, um den kritischen Aspekt von Investitionen einzelner Unternehmen auf einen konstruktiven Diskurs zu heben – gleichberechtigt und auf Augenhöhe. Der kontinuierliche Dialog und Austausch mit den jeweiligen Anspruchsgruppen ist die Grundlage für die Reputation eines Unternehmens sowie die weitere Akzeptanz eines Vorhabens.

Für einen erfolgreichen Start der eigenen Stakeholder-Kommunikation ist eine strategische Planung und Umsetzung essenziell. Aber welche Aspekte sind bei der Vielzahl an Schritten und Akteuren zu beachten? Was gilt es in diesem Interessengeflecht von Behörden, Vertretern von Politik und Verbänden sowie Anwohnern und Nachbarn und weiteren Anspruchsgruppen zu beachten? Eine Übersicht:

Bevor es losgeht

Dialog und Austausch mit einzelnen Personen oder Personengruppen in Ihrem unmittelbaren Umfeld sind nicht immer anlassgebunden und verfolgen ein konkretes inhaltliches Ziel. Vielmehr stehen zunächst der Aufbau und die Pflege von Beziehungen im Vordergrund. Dabei geht es darum, dass Sie bereits vor Ihrer Projektplanung ein Gefühl für Ihr Umfeld entwickeln. So erkennen Sie frühzeitig, welche Themen kritisch betrachtet werden und welche Interessen vorherrschen – ein wichtiger Gradmesser für Ihre weitere Planung. Eine Dialogkultur kann nicht erst mit Beginn der Planung Ihres Investitionsprojektes beginnen.

Ziel der Kommunikation

Der Dialog mit Vertretern der Lokalpolitik und Verbänden sowie Anwohnern ist keine Einbahnstraße. Vielmehr stellt er eine Möglichkeit dar, die Anliegen und Probleme des anderen auf Augenhöhe anzuhören und zu verstehen – bevor der Vulkan ausbricht. Die Stakeholder wollen wissen, was vor ihrer Haustür geplant ist und die Möglichkeit haben, ihre Anliegen und Ideen frühzeitig zu äußern – die eigenen Wähler zu informieren und abzuholen. Der Dialog bietet die Chance, eine andere, neue Perspektive einzunehmen, Konfliktpunkte frühzeitig vorauszusehen und zu lösen. Im besten Fall lassen sich Gemeinsamkeiten erkennen und in Lösungsansätze überführen. Sich in die Lage des anderen hineinzuversetzen, schärft den Blick für das Wesentliche. Gemeinsamkeiten und vor allem Potenziale, die sich aus einem regelmäßigen Dialog ergeben, bilden die Grundlage für weitere gemeinsame Projekte.

Was braucht es?

Um den Dialog und Austausch mit Ihren Stakeholdern anzukurbeln, müssen Sie sich zunächst mit den eigenen, oft auch schwierigen Themen auseinandersetzen und eine eigene Position dazu entwickeln. Haltung zeigen, auch wenn sich der Dialog als schwierig gestaltet, ist mühsam, fördert aber auch dauerhaft das Ansehen und die Akzeptanz bei allen mit sachlicher Gesprächsbereitschaft. Die Lösung kann dabei nicht immer der Konsens zwischen allen Beteiligten sein, dennoch schafft er eine Vertrauensbasis, die in neue Verfahren und Projekte hineingetragen werden kann. Sofern sich der Dialog offen und auf Augenhöhe abspielt. Stellen Sie sich möglichst früh viele Fragen, auch wenn diese unangenehm oder knifflig sind – und bevor diese an Sie herangetragen werden. So vermeiden Sie eine defensive Haltung. Für diesen Prozess benötigen Sie ausreichend Ressourcen – Zeit und vor allem Personal. Stellen Sie ein Kernteam zusammen, dass das Projekt im gesamten Prozess begleitet. Benennen Sie direkte Ansprechpartner – einer muss nun mal den Hut aufhaben.

Mitarbeiter zuerst

Die Verantwortlichkeiten sind definiert und die Kommunikationswege sind abgestimmt. Zeit darüber nachzudenken, wer, wann, wo und wie über das geplante Vorhaben informiert wird. Bevor Sie den Kontakt zu Vereinen, Nachbarn und zur Lokalpolitik suchen, informieren Sie zunächst Ihre gesamte Mitarbeiterschaft. Die eigenen Mitarbeiter sind die ersten Ansprechpartner für Fragen zu Ihrem Projekt. Zudem sind sie bestens im näheren Umfeld vernetzt, z. B. durch Vereinstätigkeiten und vieles mehr. Machen Sie Ihre Mitarbeiter sprachfähig und lassen Sie sie für sich sprechen. Die eigenen Mitarbeiter sind nicht nur Empfänger, sondern auch Sender von Werten und Botschaften.

Marktmechanismen im Blick behalten

Der Dialog mit Stakeholdern, insbesondere bei „frühen Öffentlichkeitsbeteiligungen“ oder Bürgerdialog, stellt einen eigenen Markt dar, den es mit seinen Anforderungen nach Transparenz, Dialog- und Kompromissbereitschaft zu bedienen gilt. Es reicht nicht aus, als Sender von Botschaften zu agieren und bei Bedarf über technische und rechtliche Aspekte im Genehmigungsprozess zu sprechen. Vielmehr ist ein immerwährender Austausch gefragt, der Ausdauer, Anpassungsfähigkeit und vor allem Kompromissbereitschaft verlangt.

Handeln Sie proaktiv

Das bedeutet zunächst, dass Sie frühzeitig und regelmäßig bereits vor einem geplanten Projekt informieren und den offenen Dialog suchen. Projektbezogen können Sie beispielsweise eine direkte Nachbarschafts-Hotline oder eine eigene Website mit allen relevanten Informationen zum Projekt einrichten. Kommunizieren Sie alle relevanten Entwicklungen und Schritte aktiv, auch wenn diese konfliktbehaftet sind. So setzen Sie Ihre eigenen Themen und werden nicht so schnell in die Defensive gedrängt.

Keine Blaupause

Kein Genehmigungsverfahren gleicht dem anderen. Ein „Schema F“ wäre für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Vorhabens fatal. Vielmehr müssen Sie flexibel auf die bestehenden Gegebenheiten und Marktmechanismen reagieren und Ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten und neu justieren. Der bereits bestehende Dialog zu Ihrem Umfeld sowie die eigenen Mitarbeiter können Ihnen dabei helfen, ein Gespür für den richtigen Mix zu entwickeln.

Auf den Punkt gebracht

Eine kontinuierliche und konsistente Stakeholder-Kommunikation benötigt ein klares und strategisches Vorgehen. Anspruchsgruppen müssen erkannt und bedient werden – offen und auf Augenhöhe. Eine eigene Haltung sowie Positionen zu bestimmten Themen sind genauso wichtig, wie die Bereitschaft zu zuhören und Kompromisse einzugehen. Durch gute Kommunikation erzeugen Sie Verständnis für Ihre Investitionsprojekte. Das kann erheblich zu deren Gelingen beitragen. Bei Aufbau und Weiterentwicklung Ihrer Kommunikation mit Stakeholdern in Ihrem unmittelbaren Umfeld und der Entwicklung von Dialogformaten im digitalen Zeitalter unterstützen wir Sie gerne.

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