3. Mai 2018

Nein, Sie dürfen mich nicht mal eben kurz am Telefon briefen

Zugegeben, das klingt jetzt etwas hart. Aber wir meinen es nur gut mit Ihnen! Unser Output kann nur so gut sein, wie Ihr Input. Das Agenturbriefing ist also die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Trotzdem gehen Kunden nicht immer mit der nötigen Zeit und Sorgfalt an diese Aufgabe heran.

 

„Warum sind wir denn eigentlich hier“?

 

Insbesondere, wenn mit der Agentur schon eine längere Geschäftsbeziehung besteht, scheint sich mancher Kunde zu denken: „ Warum klingel ich dort nicht einfach kurz durch, werfe ein paar Informationsbrocken ab und schon bald flattert mir dann sicher ein geniales Kommunikationskonzept ins Haus.“  Aber auch potentielle Neukunden melden sich bei uns gerne zu einem ersten Kennenlerngespräch an  und stellen sich dann scheinbar im Meeting erst selbst die Frage: „Warum sind wir denn eigentlich hier?“

Wer sich die Zeit für ein schriftliches Briefing nimmt, ist gezwungen, sich mit der Ausgangslage auseinanderzusetzen, Kommunikationsziele zu definieren und daraus eine klare Aufgabenstellung zu identifizieren. Wenn alle am Kommunikationsproblem beteiligten internen Stakeholder in den Briefing-Prozess einbezogen sind, werden innerbetriebliche  Missverständnisse und Zielkonflikte aufgedeckt, bevor die Agentur mit widersprüchlichen Vorgaben gefüttert wird.

 

Briefing gut, alles gut

 

Wie siegt es also aus, das gute Briefing? Ein paar Tipps:

 

Nehmen Sie sich die Zeit für ein schriftliches Briefing

Halten Sie die Aufgabenstellung schwarz auf weiß fest.  Natürlich ersetzt das schriftliche Briefing kein persönliches Gespräch. Aber es schafft eine verbindliche Gesprächsgrundlage. Je besser das Briefing ist, umso zielgerichteter können wir uns auf das Gespräch vorbereiten. So ersparen Sie sich und uns unnötige Korrekturschleifen.

Sprechen Sie mehr als eine Agentur an, erhöht sich durch ein schriftliches Briefing die Vergleichbarkeit  der Angebote, die Sie erhalten. Wir als Agentur dagegen können uns anhand eines umfassenden schriftlichen Briefings schneller ein Bild davon machen, ob Ihre Kommunikationsziele mit den vorgegebenen Parametern aus unserer Sicht realistisch zu erfüllen sind und  ob wir – im Zweifelsfall –für dieses Projekt überhaupt der richtige Partner sind. Auch das schont auf beiden Seiten Zeit, Geld und Nerven.

 

Geben Sie uns reichlich Informationen mit auf den Weg …

Wir möchten wissen: Was ist die konkrete Ausgangslage zu Ihrem Kommunikationsproblem? Was ist das Kommunikationsziel? Was ist Ihre Botschaft? Welche Zielgruppen möchten Sie erreichen? Welche Lösungswege haben Sie schon ausprobiert? Welche Lösungswege haben Sie ausgeschlossen? Welche Lösungsansätze haben Sie schon erarbeitet, die wir in unserem Konzept unbedingt aufgreifen sollen? Welche weiteren Leitplanken, wie z.B. rechtliche Rahmenbedingungen und interne Leitlinien, müssen wir in unserem Lösungsansatz berücksichtigen? Wie sieht der Zeitplan aus, welche Meilensteine sind wann zu erreichen? Wie ist der Budgetrahmen?

 

… aber kommen Sie auf den Punkt.

Der Begriff „Briefing“  sagt es ja eigentlich schon: Ein gutes Briefing fasst die wichtigsten Anforderungen an die Agentur auf wenigen Seiten zusammen. Sie finden im Internet zahllose, oft sehr kleinteilige Checklisten der Art „Was gehört ins Agenturbriefing?“. Wenn Sie noch wenig Erfahrung mit dem Erstellen von Briefings haben, finden Sie hier sicher wertvolle Anhaltspunkte.

Bevor Sie ein detailliertes Reporting über die Historie Ihres Unternehmens, die Marktanteile einzelner Produkte und die Gesetzgebung zu aktuellen Branchenthemen erstellen,  verlieren Sie aber bitte nicht aus den Augen:  Welche Informationen sind für die Erfüllung des Auftrags, den Sie vergeben möchten, wirklich relevant? Wir freuen uns immer über weitere Hintergrundinformationen – aber nicht auf Kosten einer eindeutigen Aufgabenstellung.

 

Wir können vieles. Gedankenlesen müssen wir noch üben.

 

Wenn wir ein schwammiges, unvollständiges oder widersprüchliches Briefing erhalten, kann das Ergebnis unserer Arbeit Sie nur enttäuschen. Denn selbst, wenn wir Sie und Ihr Unternehmen schon lange kennen, können wir uns fehlende Informationen nicht immer selbst dazu denken. Genauso  wenig können wir unternehmensstrategische Entscheidungen für Sie treffen.

Ein gutes Briefing dagegen motiviert uns unheimlich. Wenn wir verstehen, was Sie bewegt und was Sie von uns erwarten, machen wir Ihr Ziel zu unserem Ziel und setzen alles daran, Sie mit passgenauen Ideen zu begeistern. Wir freuen uns auf Ihr nächstes Briefing!


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